E-fatura, kağıt fatura yerine elektronik ortamda düzenlenen ve saklanan bir fatura türüdür. E-faturaya geçiş yapmak için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
- Maliye Bakanlığı Vergi Dairesi (GIB) tarafından sunulan “e-fatura uygulaması”na kayıt olmanız gerekmektedir.
- GİB web sitesinden başvuru yapabilirsiniz.
- Başvurunuz onaylanırsa e-fatura kullanmak istediğiniz firma ile birlikte vergi dairesinden özel entegratör veya mali mühür almanız gerekmektedir.
- Özel entegratör, faturalarınızın elektronik ortamda hazırlanması ve vergi dairesine iletilmesi için gerekli teknik altyapıyı sağlar.
- Özel entegratör seçildiğinde sözleşme imzalanır ve entegrasyon süreci başlar.
- E-fatura entegrasyonu tamamlandıktan sonra artık faturalarınızı elektronik ortamda gönderebilir ve müşterilerinize elektronik ortamda gönderebilirsiniz.
E-Fatura Başvurusuyla İlgili Bilinmesi Gerekenler
E-fatura başvurusuyla ilgili bilinmesi gerekenler şunlardır:
- Zorunluluk: Türkiye’de belli bir cirosu olan mükellefler için e-fatura kullanımı zorunlu hale getirildi. Vergi dairesi tarafından belirlenen ciroya ulaşan mükellefin online fatura kullanması gerekmektedir. Ayrıca dilerseniz e-fatura kullanabilirsiniz.
- Vergi dairesine başvuru: E-fatura almak için vergi dairesine başvuruda bulunmanız gerekmektedir. Başvuru GİB web sitesi üzerinden yapılır. Başvuru için gerekli belgeler ve başvuru süreci hakkında detaylı bilgi GİB’in resmi internet sitesinde yer almaktadır.
- Özel entegratör veya ekonomik mühür: E-fatura düzenlenirken özel entegratör veya ekonomik mühür kullanılmalıdır. Özel entegratör, faturaların düzenlenmesi ve vergi dairesine iletilmesini sağlayan teknik altyapıyı sağlar. Finantstempel, faturaları dijital olarak imzalar ve yasal olarak bağlayıcı hale getirir. Bu entegratörleri seçmek ve onlarla sözleşme yapmak şirketinizin sorumluluğundadır.
- Entegrasyon süreci: Özel bir entegratör seçildiğinde entegrasyon süreci başlar. Entegrasyon sürecinde özel bir entegratör ile çalışmalı ve e-fatura sistemini şirketinizin mevcut muhasebe veya faturalandırma sistemine entegre etmelisiniz.
- E-fatura uygulama kılavuzu: GİB, e-fatura kullanıcıları için bir uygulama kılavuzu sunmaktadır. Bu kılavuz, e-faturaların oluşturulması, gönderilmesi ve muhasebeleştirilmesi ile ilgili ayrıntılı bilgiler içermektedir. Rehberi dikkatlice okumanız ve firmanızın bu süreçleri dikkatli bir şekilde takip etmesi önemlidir.
- Yasal kurallar: E-fatura oluşturulurken Türk yasalarına uyulmalıdır. Örneğin, bir elektronik faturanın düzenlenmesi, saklanması ve onaylanması sürecinde Vergi Kurulu tarafından belirlenen kurallara uymanız gerekir.
E-fatura başvurusu ve kullanımıyla ilgili olarak, işletmenizin muhasebe departmanı veya bir danışmanla iletişime geçerek daha detaylı bilgi almanız önemlidir.
Mali Mühür Başvuru İşlemi
Mali mühür başvuru işlemi için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:
- Özel entegratör seçimi: Mali pul başvurusu için öncelikle özel entegratör seçimi yapmalısınız. Özel bir entegratör, finansal engelleri aşmanıza yardımcı olacak teknik altyapıyı sağlar. KO tarafından onaylanan özel entegratörler listesinden birini seçmek önemlidir.
- Özel bir entegratörle iletişime geçin: Seçtiğiniz özel entegratörle iletişime geçin ve mali mühür için başvurmak istediğinizi bildirin. Özel entegratör size başvuru süreci ve gerekli belgeler hakkında bilgi verecektir.
- Başvuru formunu doldurun: Özel entegratör tarafından sağlanan başvuru formunu doldurmanız gerekmektedir. Kayıt formunda sizden firma bilgileriniz, yetkililerin bilgileri ve mali damga talep edilen kullanıcı sayısı istenmektedir.
- Gerekli belgelerin hazırlanması: Ekonomik mühür başvurusu için bazı belgeleri hazırlamanız gerekebilir. Özel entegratör tarafından istenen belgeleri tamamlayın. Örneğin işletme sicil belgesi, vergi damgası, imza sirküleri, kişisel verilerin kopyaları gibi belgeler yetkili makamlardan talep edilebilir.
- Başvuru Onayı: Özel Entegratör, başvuru formunu ve gerekli belgeleri inceleyecek ve başvurunuz onay için GİB’e iletilecektir. KO, başvurunuzu inceleyip onayladıktan sonra, Mali Mührü kullanmanız için size bir aktivasyon kodu gönderilecektir.
- Etkinleştirme işlemi: Mali mührü etkinleştirme koduyla etkinleştirin. Bu genellikle özel bir entegratör tarafından sağlanan bir kullanıcı arabirimi veya yazılım aracılığıyla yapılır.
Mali mühür başvuru işlemi, seçtiğiniz özel entegratörün prosedürlerine ve GİB’in gerekliliklerine göre değişiklik gösterebilir. Bu nedenle, özel entegratörün sağladığı talimatları dikkatlice takip etmeniz önemlidir. Ayrıca, gereken belgeler ve başvuru süreci hakkında daha detaylı bilgi almak için özel entegratörünüzle iletişim kurmanız da faydalı olacaktır.
E-Fatura Kullanmanın Avantajları
E-fatura kullanmanın birçok avantajı bulunmaktadır. İşte e-fatura kullanmanın bazı avantajları:
- Maliyet tasarrufu: elektronik fatura, kağıt, yazıcı, zarf, posta ücreti gibi maliyetleri ortadan kaldırın. Kağıt faturaların yazdırılması, nakliyesi ve saklanması ile ilgili maliyetleri azaltır.
- Hız ve verimlilik: elektronik fatura işlemleri, manuel işlemleri ortadan kaldırır ve işlemlerin hızını artırır. Faturalar otomatik olarak elektronik olarak oluşturulur, gönderilir ve işlenir. Bu sayede şirketler zamandan tasarruf edebilir.
- Veri doğruluğu: E-fatura sistemleri, otomatik veri kontrolleri yoluyla yanlış veya eksik verileri tespit eder. Bu, verilerin doğruluğunu artırır ve hata oranını azaltır.
- Kolay izleme ve arşivleme: E-fatura işlemleri, tüm fatura işlemlerinin merkezi olarak takip edilmesini ve arşivlenmesini sağlar. Elektronik olarak saklanan faturalara kolayca erişilebilir ve istenirse hızlı bir şekilde bulunabilir.
- Yasal güç: Bir e-fatura yasal bir belge olarak kabul edilir ve kağıt fatura ile aynı yasal güce sahiptir. Bu, şirketlerin yasal yükümlülüklerini yerine getirmelerini sağlar.
- Çevre dostu: e-fatura, kağıt kullanımını ve çevresel etkiyi azaltarak doğal kaynakların korunmasına yardımcı olur. Kağıt kullanımının azaltılması, günlük kaydını ve enerji tüketimini azaltır.
- Basit ödeme süreçleri: E-fatura, elektronik ödeme sistemleri ile entegre edilebilir. Müşteriler faturaları elektronik ortamda görüntüleyebilir ve elektronik ödeme yapabilirler.
- Fatura Yönetimi: Çevrimiçi faturalandırma sistemleri, işletmelerin faturalama süreçlerini gözden geçirmelerini kolaylaştırır. Elektronik ortamda saklanan belgelerin denetimi daha hızlı ve etkin bir şekilde yapılabilmektedir.
- İşbirliği kolaylığı: Elektronik faturalama, şirketler arasında işbirliğini kolaylaştırır. Elektronik olarak iletilen ve işlenen faturalar, şirketler arasındaki ilişkileri güçlendirerek hataları en aza indirir.
E-fatura kullanımı, işletmelere maliyet tasarrufu, zaman kazancı, veri doğruluğu ve çevresel etki azaltma gibi birçok avantaj sunar. Ayrıcahukuki geçerlilik sağlar ve iş süreçlerini daha verimli hale getirir. Ancak, e-fatura kullanımına geçiş sürecinde teknik entegrasyon ve uyum çalışmaları gerekebilir. Bu nedenle, doğru bir şekilde planlanması ve uygulanması önemlidir. İşletmenizin ihtiyaçlarına ve gereksinimlerine uygun bir e-fatura çözümü seçmek ve geçiş sürecinde uzman desteği almak faydalı olacaktır.
